很多发明人对专利代理申请流程十分好奇，对专利申请文件撰写文件要求也是十分严格，当然，专利工程师与发明人都希望专利可以一次性通过授权。那么代理申请专利文件质量如何保障呢。
从研发工程师头脑中的技术方案到专利申请文件的最后定稿，必然经历许多阶段，这些阶段的设置为专利申请文件质量提供了程序上的保障。企业在专利管理流程中应该重注意各个流程的管控。
(1)方案产生阶段。
方案产生阶段即企业内部研发部门提供待申请的技术方案。在方案产生阶段之前，企业应该培养研发人员的专利申请意识，鼓励研发人员在工作过程中提出可供专利申请的技术方案，专利部门的工程师也应该早期介入培训，以提高研发人员提出申请的主动性和积极性。
当研发工程师提出准备专利申请的技术方案时，按照技术交底书的格式进行填写。由于丁程师往往不具备专利申请经验，其撰写的交底材料可能存在许多缺陷。
例如，没有交代现有技术存在的技术问题，对于现有技术的技术问题存在主观臆断的判断，没有观描述现有技术存在的技术问题从而交底书中的技术方案并没有解决现有技术的技术问题，逻辑错误，交底书技术方案交代不清楚，使用了不规范的术语而没有相应解释，以及没有附图或者附图不能清楚地显示技术方案内容等。
专利工程师应该经常与研发工程师进行交流，对其技术交底书的撰写进行辅导。一份技术方案交代清楚、完整的技术交底书是专利申请文件能够成功的开始，如果可能，还应该让工程师尽可能地补充其引证资料。
对于外观设计专利申请而言，应该检查各个视图之间的关系是否正确、图片和照片是否有不清楚的地方。
(2)方案审查阶段。
对于研发工程师提出的专利申请技术方案，应当由专利工程师进行初步审查，以保证交底材料符合基本的要求。在这个阶段，主要包括两个方面：一是对技术交底书的初步审查，，二是对技术方案的初步检索判断。
专利工程师的初步审查包括形式审查和实质审查。例如，对技术交底书记载的技术方案的内容是否完善，是否违反《专利法》第5条、第25条的规定等进行初步形式上的审查。
对于形式上和实质上的缺陷，专利丁程师应该对这些问题进行归纳总结后要求撰写技术交底书的研发工程师进行补充和完善；在没有把握确认技术方案内容的情况下，应该就技术方案的内容和研发工程师反复确认，保证交底书在形式上符合要求，即至少应该包含背景技术、本技术方案及产生的有益效果三个方面的内容。
如果不符合要求，可要求研发工程师对其技术方案进行补充和完善。该阶段是对技术交底书进行不断完善的阶段，需要专利工程程师和研发工程师反复磋商，以保证技术交底书达到初步要求。同时，在审查过程中，还应该对交底书中的技术术语是否规范、附图是否齐全、附图是否符合专利法的要求作进一步的检查。
当专利工程师认为技术方案完整、清楚后即可进行专利检索分析工作。对技术交底书中的技术方案进行初步检索，检索范围根据专利未来需要保护的地区或者根据企业的目的来确定。检索判断的目的在于找到现有技术，并对技术交底书中技术方案的新颖性和创造性进行基本判断。这个环节是确定专利申请是否继续进行下去的依据。
对于那些根据检索结果能够明显判断出缺乏新颖性，并且无法通过补充材料来避开新颖性问题的申请，可以和发明人沟通建议结案处理，以节约程序；对于可以通过补充材料避开新颖性的申请，则可以建议发明人补充材料后进行。
对于创造性的判断，则可以根据待申请技术方案对企业的重要程度来确定，企业可以根据不同情况进行处理。另外，通过检索结果，企业还应该建立相关技术领域的专利库，方便下次相同技术领域申请的检索工作，进一步提高效率，缩短检索判断的周期。
当专利工程师与研发人员对于技术方案有争议时，可将该技术方案交由技术委员会进行审查判断，最终由技术委员会作出是否需要申请的决定。技术委员会作出申请决定后即可将交底材料转由专利工程师负责检索分析工作。
(3)撰写专利申请文件阶段。
在撰写文件阶段，可将已经通过检索分析的提案交由外部代理机构或内部代理人员来完成申请文件的撰写。将专利申请文件主要交由外部代理机构撰写能使企业专利工程师将工作精力集中在内部交底材料的审核上，这样能够保证交底材料能够更加清楚、完整，使外部代理机构撰写质量进一步提高，也有利于专利申请文件的后期审核工作。特殊情况下，专利申请文件的撰写也可由内部代理人员来完成。
在委托外部专利代理机构时，应该把技术交底书以及检索到的相关现有技术文献都提供给专利代理机构，并应尽可能地选择熟悉申请技术方案技术领域的代理人撰写。当外部专利代理机构返回撰写好的申请文件后，具体承办的专利工程师应该对该申请文件进行初步审核，并按照企业专利管理的要求将需要修改的意见反馈给代理人。
经过双方确认后，专利工程师即可将申请文件转递给研发工程师进行确认，以确定申请文件中的技术方案是否正确，并提出修改意见。在实际操作过程中，申请文件可能需要经历反复的修改后定稿，定稿后即完成本阶段的工作。
最后，为了保证外部代理机构的撰写水平的提高，还应该对撰写专利申请文件的代理人的申请文件质量进行评价。
(4)确认送件阶段。
在专利申请文件撰写出初稿后，应该指派经验丰富的专门审核人员对撰写完成的专利申请文件进行审核，以进一步确保专利申请文件的质量。审核环节是确保专利申请文件质量的最后一环，此阶段的审核人员往往由对专利及技术均非常熟悉的人员来担任。
设置这样一个审核环节的目的是对专利申请文件从深度上、广度上进行总体把握，从整体上保证专利申请文件的质量。审核专利申请文件应把重点放在权利要求的范围是否合适，说明书是否清楚、完整地交代了技术方案，权利要求有没有得到说明书的支持，以及申请文件内容是否与交底材料中的内容一致等方面。
确认申请文件后即可将申请文件返回发明人确认技术方案是否存在问题。经过发明人对技术方案的确认后，即可将申请文件转给专利复核人员复核，以对申请文件进行进一步的确认。
